Контрольный список планирования мероприятий: простые шаги для организации успешного события

Успешные события оказывают заметное влияние. Например, крупное событие упоминается в социальных сетях в среднем 1 400 000 раз до его окончания. Подобные события могут распространять информацию о Вашем деле, бизнесе или отрасли далеко за пределами Вашего непосредственного круга общения. Таким образом, очень важно правильно использовать каждое такое событие.

Если Вам трудно решать все задачи, связанные с планированием успешного события, Вы не одиноки. Даже самый успешный организатор мероприятий борется с повседневной логистикой, которая делает возможным проведение этих событий. Не волнуйтесь! Воспользуйтесь этим удобным графиком с 16-недельным контрольным списком планирования мероприятий.

За 16 недель до мероприятия

  • Установите цели. Почему Вы проводите мероприятие? Чего Вы надеетесь достичь? Определите направление своего проекта, сформулируйте тему, установите четкий набор задач, выясните, сколько людей Вам нужно, чтобы побить рекорд посещаемости.
  • Соберите свою команду. Назначьте роли для всех членов команды, такие как администратор программы, маркетолог мероприятия, операционный представитель, кассир и т п. Роли должны иметь четкие и, когда это возможно, поддающиеся количественному определению цели.
  • Выберите место и дату события. С помощью предварительного опроса определите, сколько потенциальных участников будут готовы принять участие, какие места проведения они сочтут наиболее удобными, с кем они будут присутствовать на мероприятии (дети, партнеры, коллеги, друзья). Затем посетите соответствующие места, чтобы узнать, какие даты свободны.
  • Выберите ведущего мероприятия. Воспользуйтесь своими каналами и социальными сетями Вашей команды, чтобы найти интересного докладчика, конферансье или исполнителя, который будет вести Ваше мероприятие. Убедитесь, что ведущий будет свободен.
  • Составьте дорожную карту мероприятия. Теперь, когда Вы определились с ведущим, пришло время спланировать остальную часть мероприятия. Выясните, кого еще Вы хотели бы привлечь к участию в мероприятии?
  • Подготовьте бюджет. Выясните, сколько будет стоить Ваша дорожная карта, и решите, как Вы за нее заплатите. Определите, сколько денег нужно собрать за счет регистрационных сборов, с участников и спонсоров, а также из других источников финансирования. Используйте эту информацию, чтобы установить регистрационные сборы и уровни взносов спонсоров.
  • Найдите источники финансирования. Сообщите потенциальным участникам и спонсорам о целях Вашего мероприятия, Вашем ведущем и уровне взносов для спонсоров.

За 12 недель до мероприятия

  • Подпишите контракт с ведущим. Затем получите от ведущего рекламные материалы, такие как, фотографии и биографические данные. Организуйте проезд и проживание.
  • Обеспечьте источники финансирования, подписав соглашения со спонсорами. Получите рекламные материалы от каждого спонсора, такие как логотипы.
  • Подтвердите участие докладчиков. Просмотрите еще раз свою сеть и определите потенциальных докладчиков и конферансье. Подтвердите заинтересованность и доступность каждого докладчика. Начните добавлять их в программу.
  • Решите вопросы, связанные с развлечениями, питанием, управлением движением и безопасностью. Обратитесь к подрядчикам, чтобы зарезервировать даты проведения событий.
  • Обеспечьте разрешения на проведение мероприятий и страхование ответственности. Обратитесь к местным властям, если необходимо получить разрешения на общественное питание, шум, размещение вывесок, перекрытие дорог или организацию полицейской защиты. Обеспечьте страхование ответственности в отношении травм, материального ущерба и других несчастных случаев.
  • Создайте бренд мероприятия. Придумайте оригинальный образ, который будет ассоциироваться с Вашим мероприятием. Этот образ должен украсить Ваши рекламные материалы, декорации, вывески и плакаты мероприятия.
  • Откройте регистрацию. Ваша регистрационная онлайн-форма должна быть конструктивной. Она должна учитывать все необходимые логистические вопросы, включая время прибытия, диетические ограничения и даже размеры футболок.
  • Обеспечьте рекламу мероприятия. Создайте сайт. Выделите для мероприятия специальные страницы в социальных сетях. Публикуйте обновления, подтверждающие участие известных докладчиков и знаменитых гостей. Ознакомьте всех со своим списком контактов. Разошлите пресс-релизы в соответствующие СМИ.

За 4 недели до мероприятия

  • Подпишите контракты с докладчиками и организаторами мероприятия.
  • Купите или арендуйте необходимые материалы. Спросите у подрядчиков, какое оборудование они ожидают от Вас. Свяжитесь с владельцами места проведения события и узнайте, есть ли в наличии все необходимые продукты и материалы. Если это не так, обратитесь к поставщикам, чтобы договориться о покупке или аренде. Приготовьте рекламные материалы для Вашего мероприятия, такие как подарки и образцы продукции.
  • Получите копии всех выступлений и презентаций. Запросите копию выступлений ведущего и докладчиков. Убедитесь, что все тексты соответствуют Вашим ожиданиям. При необходимости поработайте с докладчиками, чтобы внести изменения.
  • Создайте сценарий и программу событий. Подготовьте резервный план на случай плохой погоды или низкой посещаемости.
  • Соберите добровольцев. Определите Ваши кадровые потребности, а затем отправьте открытое приглашение для волонтеров. Найдите идеальную роль для каждого добровольца, задавая вопросы о навыках и интересах в онлайн-форме регистрации волонтера.

За 1 неделю до мероприятия

  • Закройте регистрацию.
  • Разошлите информационные пакеты. Отправьте пакет, который включает в себя программу мероприятия, меню, информацию о докладчиках, контактные данные других участников и любую другую полезную информацию, которая поможет достичь целей, которые Вы поставили для этого мероприятия. Это также хорошее время для опроса участников о том, чего они ожидают от мероприятия. Если у Вашего мероприятия есть компьютерная программа, включите инструкции по ее загрузке.
  • Подготовьте интервью с докладчиками для СМИ. Свяжитесь с соответствующими медийными организациями и ознакомьте их со списком докладчиков, чтобы оценить их интерес к Вашему мероприятию. Затем сообщите докладчикам о возможностях, которые предоставляет интервью. Подготовьте пропуски для прессы. Если это возможно, выделите отдельное помещение для интервью.

За 1 день до мероприятия

  • Сделайте бумажные и цифровые копии всех докладов и презентаций. Ничто так не подтверждает законы Мерфи, как событие с высокими ставками.
  • Тщательно подготовьтесь. Убедитесь, что все необходимые материалы, включая подарки, доставлены на место проведения мероприятия. Установите регистрационные кабинки, стулья, столы и сцены.
  • Проинструктируйте волонтеров. Обеспечьте подотчетность добровольцев, распределив их по небольшим группам, управляемым одним из членов Вашей штатной команды.
  • Позвоните СМИ. Подтвердите участие в мероприятии каждой медийной организации.

В день проведения мероприятия

  • Соберите отзывы в режиме реального времени. Раздайте формы отзывов о мероприятии во время перерывов в программе. Эти опросы дадут Вам возможность сразу оценить успех мероприятия и устранить проблемы, как только они возникнут.

Через 1 неделю после мероприятия

  • Разошлите благодарственные письма. Составьте отдельные электронные письма для участников, волонтеров и докладчиков. Подчеркните достижения мероприятия, такие как высокая явка, продуктивный диалог и положительные отзывы.
  • Прикрепите опрос после мероприятия. Оцените успех Вашего мероприятия и начните планировать следующее событие, оценив результаты опроса после мероприятия. Адаптируйте опрос так, чтобы он охватывал те вопросы, которые наиболее актуальны для участников, волонтеров и докладчиков.

Обеспечьте успех Вашего мероприятия с помощью нашего всестороннего контрольного списка для планирования событий. Помните, что даже если Вы установите все флажки в нашем контрольном списке, лучший способ оценить свой прогресс состоит в использовании тех целей, которые Вы поставили для себя на первом этапе.

Узнайте, как SurveyMonkey может удовлетворить Ваше любопытство